Google Appsの導入とそのメリット

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【中小企業診断士 IT研究会の「PIT」が本ブログは提供しています】

Google Appsのメリット
・GmailやGoogle Calenderを個人的に利用している人は多いと思います。これらをビジネスで活用するのがGoogle Appsです。
・外出先から自由にアクセスできスマートフォンやタブレットで会社のメールを利用できる。
・大容量のデータをGoogleドライブというストレージサービスを介して共有できるし、大容量の添付ファイルをメールで送ることも出来る。

Google Appsの概要
・ウエッブアプリケ-ションとして、メール(Gmail)、スケジュール(Google Calender)、トーク(チャット)、ストレージ(Google Drive)、サイト(掲示板)、ドキュメント/書類作成(スライド、スプレッドシート、ドキュメント等)が利用できる。
・料金は6,000円(年間)で、25GBまでの容量を使用できる。
・中小企業ではグル-プウェアが低コストで実現できることになる。
・更に新サービスのグーグルドライブ・フォー・ワークスを追加すれば、ドロップボックスと同様のサービスである企業向けデータ保管・共有サービスが提供される。
・データの保存容量が無制限で、全て暗号化されたセキュリティ強化がなされて、マイクロソフトの「オフィス」の文書も編集できる。

Google Appsの導入
・初期設定が必要になります。まず、ドメイン所有権を確認し、ユーザーアカウントの登録や、モバイルからのアクセスを設定します。その後、アプリケーションのドライブ、チャット、サイトなどの設定を行います。
・そしていよいよ従来環境からのメールシステムを移行します。いきなりの変更は無理ですので、併用期間を設けますが、一般的には3か月を目途にし、その後は全て捨てることが基本です。
・その後は、社内での活用を検討し、社内イントラ、セキュリティ強化、スマートフォーンとの連携や更に効率的な管理・運用について、推進して行きますが、これを機会に社内のIT活用レベルを押し上げていくこと望ましいと思われます。
・「小さな会社のGoogle Apps導入・設定ガイド」、「Google Appsスタートガイド」などガイド本で、他社事例などを参考にして、自社に合った導入を考えましょう。

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