Scansnap cloud

紙の名刺交換はEIGHTで撲滅しよう!

名刺交換するのめんどくさいです(^^;

もちろん、はじめてのお客様と名刺交換して、最初の印象を交換し合うのは今後のコミュニケーションを考えると重要なことかと思います。 その一方で、勉強会で集まったときなどに名刺交換するのは、必要なのかなあ・・・なんて思います。同じ士業の仲間なので、一期一会ならわかりませんが、またお会いしたり、そのうちFacebookでつながったりします。

そして、名刺は所属されている会社の者があったり、個人で作ったものがあったり、いろいろ枚数も多くて管理が大変です。なにより、一度に大量の方にお会いするので、どうせ、誰のことも覚えていません!

結局、再度連絡が必要になる場合は、どこからでも連絡できますしね。

ということで、紙の名刺交換を撲滅していくためには、PITではEIGHTにて名刺を交換することを推奨しています。

渡しの場合だと 「あなたのネットワーク 2052」ということで、2052人の名刺が管理されています。仕事柄お愛する人も多く1年間300−400くらいは名刺をいただきます。はっきり言って紙ではとても管理できません。なので全てデータ化してEIGHTに掘り込むわけです。

そうするとすべての名刺がデータ化されます。自動でテキストデータ化されるので検索できるわけです。昔はデータ化(OCR)の精度がひくく、検索してもヒットしないこともありましたが、最近はそんな事はありません。特にEIGHTは最後は人手でチェックしているので、データが間違われることはほぼありません。

中小企業診断士 と検索すると たくさんの名刺がヒットしますね。

昔は企業を訪問する際、初回訪問時に名刺をいただきます。そして2回目の訪問時には相手の連絡先や内線等を確認するために、名刺管理ケースから名刺を引っ張り出してもう一度名刺入れにいれたりしていました。

でもEIGHTにすると、そのようなことは必要ありません。

社名で検索するとすぐ表示されます。あの会社の名前誰だっけかなあ・・・というときも検索するとだいたい事足ります。すばらしい!

そしてEIGHTがすごいのはSNS化していることです。実際に紙の名刺交換をしなくても、EIGHT上で申請・承認を経ると名刺交換が完了します。

また、SNSでつながっているので、例えば部署異動して名刺が変更されると再度自分が名刺を読み込んだら、相手側にも異動した情報が反映されます。

 

いいところをまとめると、こんな感じでしょうか。

EIGHTのいいところ

  • 紙の名刺をデータ化して管理できる
  • SNS化されており、紙の名刺を交換しなくても名刺交換できる
  • 相手の肩書が変わったときに、相手が自分の情報を更新したら、こちらのデータも反映される
  • 有料版にするとデータがすべてエクセルでダウンロードできる

更にスキャナーと連動すると

名刺が多いと一枚一枚写真を撮影するのはめんどくさいものです。そんなときに便利なのがスキャナー!

圧倒的にオススメなのが、ScanSnapです。そしてScanSnapにはCloud機能があり、名刺以外の連動もしています。

Scansnap cloud

「ScanSnap Cloud」とは、コンピュータやタブレット、スマートフォンを使わずに、様々なクラウドサービスにスキャンデータを直接つなげるサービスです。

スキャンした原稿を「レシート(領収書)」「名刺」「文書」「写真」の4つの種別に自動的に判別し、お客様がご利用するクラウドサービスに振り分けて保存します。

名刺だろうか、領収書だろうが、ただの文書だろうが気にせずスキャンすれば、それぞれのサービスに振り分けてくれます。

これで自分自身のドキュメント管理の精度と効率がかなり上がりました。

 

ということで、まずはEIGHTを使いはじめて、(なるべく)紙の名刺交換を撲滅しましょう!