共同作業を行う時はどんなツールを利用していますか?


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企業をまたいだ共同作業を行う時にどのようなツールをご利用でしょうか。

最もメジャーなツールはメールだと思います。メールと添付ファイルで情報共有というのが一般的の様です。画像やCADなど容量の多いデータのやり取りになると「宅ふぁいる便」や「FireStorage」等のオンラインストレージサービスを組み合わせたり、というケースもあるようです。
しかし、コミュニケーションの手段が全てメールとなると、参加者が多くなり、メールの流通数が増えてくると情報の交通整理が大変になってきます。そんな背景もあってか、最近ではクラウド型の情報共有ツールが増えてきています。
最近多いのがグループウェア型のツール。その中でも代表的な物が「サイボウズLive

Cybouz

主な機能としては、
・共有フォルダ(版管理機能あり)
・掲示板(Wiki機能あり)
・イベント
・ToDoリスト
・リンク集
・グループ内検索
・アンケート機能
等、一通りの機能が揃っています。

複数人で情報共有する場合、共有フォルダや掲示板などはすごく便利ですよね。これだけの機能がありながら、200名までの利用でデータ容量は1GBまでで無料というのが魅力です。もっとも、1GBの容量が多いか少ないかはどんな作業をするのかにも依りますが、DropBoxで2GB、SkyDriveで7GBという他のストレージサービスと比較すると少ない気もしますね。その他にもGridy、Zoho、R-Group等無料で利用できるグループウェアサービスが多数用意されてきています。

最近では更に機能を特化して差別化を図ろうとするサービスも出てきます。その中でも「BackLog」はグループウェアでは無く、プロジェクト管理ツールとして差別化を図ろうとしている様です。

Backlog

BackLogの主な機能は、
・ガントチャート
・課題管理
・バーンダウンチャート
・ファイル共有
・Wiki
・バージョン管理
・メール連携
・多言語対応
等、プロジェクト管理に軸足を置いたサービス内容となっています。またセキュリティ対策を十分に取っていることを積極的にアピールするなど、プロジェクト管理ツールならではの配慮もされています。多機能ではありますが、価格面は30日間無料で、それ以降は有料となります。

プロジェクト管理を行おうとすると、プレミアムプランからとなりますが、プロジェクト数100、メンバー無制限、総容量30Gで8,190円/月となります。サイボウズLiveと比べると割高感はありますが、プレミアムプランにするとメンバー無制限、データ容量30Gも利用できる上、例えば30人で作業するとしたら約270円/月でこれだけの機能を利用できるので上手く使いこなす事が出来ればなかなかお得なサービスではないでしょうか。

このように共同作業に適したツールが多数出てきていますので、まずどんな共同作業を行いたいか?を明確にした上で、最適なツールを探すことをお勧めします。さらに、ツールを有効活用するには、運用ルール(誰が何をするのか等)をしっかり決めることが重要ですね。

いずれにしても選択肢が増えてくるのはいいことですね。

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実践IT研究会の略称です。
Practical Infomation Technology

中小企業診断士の研究会で、
診断士のIT力アップと、
中小企業のIT化支援の手法を
研究しています。
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