電子文書の日本語スタイルガイド

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電子文書と日本語スタイルガイド

既に当たり前になっている電子文書は、一般文書に比べて配布・共有しやすい、共同制作しやすい、再利用しやすい (検索、翻訳、引用、リツィート)、検索しやすいなどの利点があります。一方、電子文書は、テキスト形式、HTML、XML、PDF、Word、Excel、PowerPのointなど様々なファイル形式があります。

このような電子文書の作成にも実はスタイルがあります。スタイルガイドは、企業や組織で文書を作成するときの表記基準、表記の規則です。即ち、文体、書式、送りがな、カタカナの表記、句読点などの記号、全角・半角の指定です。日本語スタイルガイドとしては、主に翻訳用の「標準 日本語スタイルガイド(翻訳用)」(日本翻訳連盟/JTF)や「日本語スタイルガイド」(テクニカルコミュニケータ)がありますが、英語スタイルガイドとしてのシカゴマニュアルほど広く利用されていません。今回は電子文書のスタイルガイドについてご説明し、日頃の(電子)文書作成の参考にして下さい。

文体

改行 文章の途中で改行しない

改行を入れるのは、原則として段落の終わりです。文の途中で改行したいときはソフトリターン(任意指定の行区切りShift+Enter)を使います。1行の文字数に変更があっても、途中で切れることはありません。

ひらかな 接続詞等は漢字表記をせずひらかなを使う

「又、但し、更には、若しくは、及び、是非、何故、~して下さい、出来る、等」 は、「また、ただし、さらには、もしくは、および、ぜひ、なぜ、~してください、できる、など」とします。ひらがなに統一することにより、見栄えがよく、また、検索も容易です。

主な接続詞

順接の接続詞としては 「したがって、そのため、このため 」を使いますが「 だから、それで」は使いません。

逆説の接続詞としては「しかし、ただし、一方 」を使いますが、「けれど、もっとも」は使いません。

添加の接続してしては「また、なお、これに加えて」は使いますが、「しかも、そのうえ」は使いません。

接続詞が整理され、ひらがなに統一されるので、読みやすい。

空白ではなくインデントとタブで文字配置する

空白文字は1つだけで2つ続けては使いません、例えばピリオッドの後のスペースは1つのみで、その他の字下げはインデントを使います。上述の改行と同様に、1行の文字数などの変更にも影響されず、同じフォーマットとなります。

箇条書き

箇条書きの文体は常体(だ・である)にして、句点は付けない 項目数は10までとし、10以上に多くなる場合はグループに分けて、各グループの項目数を減らします。

書式、送りがな、半角・全角

書式(太字、斜体、フォント)

見出し は、MSゴシック 16ポイント 太字とします。例文は、MSゴシック 10ポイントとします。強調する場合は、MSゴシック 10ポイント 太字とします。日本語では、斜体の書式は使いません。

 

半角・全角 英字、数字は半角で表記する (漢数字は除く)

半角と全角の文字の間に間隔を入れる目的で半角スペースを入れない  (例)× この仕組みは△LAN△と呼ばれます (△半角スペース)

半角の英字、数字には欧文フォントを使います。

カタカナ 外来語

フォーマット=ファイル形式、書式設定、初期化  アレンジ(する)=整列する(する) アドレッシング=アドレス指定  ストレージ=記憶装置/記憶域保管 など日本語表記し、

できるだけ漢字を使う 構成、初期化、有効化、設定、断片化、保護、開発、品質

名詞以外ではカタカナは避ける ×サービスする ×コミュニケーションする

カタカナ複合語は分かち書きをする(半角スペースで区切る→Shift+スペースキー)

  • マイクロソフトで採用されている表記法では、マイ コンピューター、マイ ドキュメントなど半角スペースが置かれる
  • ポータブル デジタル オーディオ
    一方、ポータブル・デジタル・オーディオ(中黒)やポータブルデジタルオーディオ(区切らない)などが混在しているが、半角スペース(分かち書き)がお薦めです。
  • 人名の表記も分かち書きが望ましい 武者小路 実篤
  • 音引きは省略しない コンピューター、プライバシー、チャリティー、エネルギー、シアター 例外もある。例えば、セキュリティ、メモリ、レガシなど

記号

和文中では記号は全角とします。 ?!: ( ) [ ] / (後ろに全角スペース)

  •  . (ピリオッド) , (カンマ) いずれも半角の記号で、和文中では使用しない

句点「。」(マル) 読点「、」(テン)

  • ひらがなが連続して読みにくいときに打つ ×なおこれらの問題は修正済みです。
  • 「は」や「が」の後に打つ カタカナ語は、名詞以外の動詞や形容詞としても
  • 名詞を並べるときに打つ (例)米、コーンスターチ
  • 修飾関係をはっきりさせるときに打つ (例)新しいパソコン用の、電源が届きました。

カッコを使い分ける

  • カギカッコ「 」は強調 (例)いわゆる「常識」や、文を引用する、会話部分を表す、また、ひらがな表記の語(例) 「いき」の美学 などです。
  • 二重カギカッコ 『 』は、本の題名(例)『銀河鉄道の夜』、 二重山カギカッコ 〈 〉は、絵画や彫刻の題名

コロンとセミコロン

  • 全角コロン: ある事柄と、その具体的な内容を区切る 例: 時間: 前にも後にもスペースは入れない
  • 英語では、コロンやセミコロンの前にはスペースを入れず、後にスペース1つ入れる
  • 日本語ではセミコロンは使わない ;
  • 英語では複数の語を並べる時はコンマ、複数の文書を並べる時はセミコロン用いる
  • ダッシュ 見出しや語句の区切りに全角ダッシュ(-)を使う
  • 三点リーダー(…) 省略の意味 (……)2つ連続して使う wordで「さんてん」と入力すると候補の中に「…」が出てくる
  • スラッシュ/(全角) 「または」のニュアンス、名詞を並べる時

Kindleなど電子書籍を出版する際や普段のWordでの文書作成時に、このようにスタイルを統一して見てください。一つ上の電子文書となります。 小宮

 

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