見積書や請求書をクラウドで管理!


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見積書や請求書を作成し、お客さまに提出したが、その後の管理が不十分なために、提案・受注案件の状況や、翌月以降の売上計画を充分に把握できなくなっていないだとろうか。また、複数回に渡って見積書を再提出したが、バージョン管理が正確に実施されていなかったことにより、最終的な受注金額を把握できないこともあるかもしれない。
経営管理を適切に正行うためには、売上・利益に直結する見積書や請求書を適切に管理することが必要不可欠だ。
そんな時に役に立つのが、見積書・請求書の作成管理ツールである。従来はパッケージソフトタイプのものが多く出回っていたが、最近はクラウド型で利用できるものも増えている。
クラウドサービスの1つに「みつもらー」というサービスがある。
「みつもらー」は見積書や請求書をクラウド上作成・保管することができる。作成後に直接相手にメール送信できる機能や、見積から入金まので進捗管理をできる機能が付いている。売上管理が可能なレポート機能も付いているため、売上・入金や受注の状況を把握することが可能だ。また、iPhoneアプリでの提供をしているため、外出先から見積もりの金額を確認することもできる。「みつもらー」には無料版と有料版があり、無料版の場合には見積書の保存が10件まで、前述のメール送信機能が利用できない。有料プランは年間5,000円で、メール送信機能に加えて、見積書を無制限で保存することができる。
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これまで見積書や請求書をMicrosoft WordやMicrosoft EXCELで作成・管理し、かつ、パソコン等での管理が曖昧だったために、月次や年次ので受注状況や売上計画を管理できていなかった中小事業者や個人事業主にとっては、こうしたサービスを利用することで、自らの業務プロセスを見直し、売上拡大や経営改善を実現する契機になるだろう。また、「みつもらー」と同様の「misoca」というサービスでは、作成した見積書を紙媒体で郵送する作業をアウトソーシングできるものもあり、人手不足等の理由で、郵送等の事務手続きが煩雑だと感じている、特に個人事業主には有効なアプローチと考えられる。
ただ、ITスキルが高く、Microsoft Word等で見積書や請求書を容易に作成し、Microsoft EXCELで受注管理や売上管理も正確に実施していた事業主にとっては現状の機能だけでは利用するメリットが少ないかもしれない。
入金管理や未入金時の督促等を金融機関と連動したり、見積もりから受注、請求書発行、入金に至るプロセス管理やタスク管理をスケジュールアプリと連動する機能などを追加することで、より利用者にメリットが多いサービスになっていくだろう。
みつもらー ⇒ https://mitumora.com/
misoca ⇒ http://www.misoca.jp/
表題の画像は、「みつもらー」のTOP画面。本文中の画像は、「みつもらー」HPより参照。
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